「Aipo（アイポ）」は、組織としての仕事を円滑に進めるための機能が多数、搭載されたグループウェア。操作はWebブラウザから行う。登録メンバーのスケジュール管理やプロジェクト管理をはじめ、会議室や備品などのリソース管理、メンバー間のメール送受信などを行うことが可能。掲示板、ToDo管理、アドレス帳などの機能も備えている。インストーラを実行するだけで、（サーバを含めた）必要な機能が自動的にインストールされる。

「Aipo」がインストールされたパソコン（サーバ）には「Aipoマネージャー」が常駐する。「Aipoマネージャー」からブラウザを起動することで、「Aipo」の管理画面を呼び出せる仕組み。クライアントからサーバにログオンする場合は、ブラウザのアドレスバーにサーバのIPアドレスを入力して、ログオン画面を呼び出せばよい。

クライアントユーザ用として初期状態で用意されているのは「Myページ」「グループ」「その他」「個人設定」の各画面。

「Myページ」から利用できるのは、スケジュール管理用の週間カレンダーのほか、グループメンバーのブログ記事一覧、ワークフロー、ToDoアイテム、掲示板のトピック一覧など。カレンダーには自分のスケジュールのほか、指定した他のメンバーのスケジュールを表示させることもできる。

ワークフローでは、申請から承認までが必要な作業を管理できる。あらかじめ稟議書や休暇届などが設定され、新規に申請を行う場合は、申請の件名（表題）や内容、金額、申請先などを登録する。申請を受けた側の画面には依頼項目の一覧が表示され、クリックすると申請者名や日時、内容などを確認したり、決済を承認したり、差し戻しを行ったりできるようになっている。

ToDoには、自分が処理しなければならない仕事の一覧が表示される。開始日/終了日や優先度のほか、公開/非公開、スケジュールへの表示の有無などを指定できる。進捗状況は画面上のドロップダウンリストを使って直接変更することが可能だ。

そのほかにも、新着情報や伝言メモ、タイムカード、アドレス帳、メモ帳、Web検索用テキストボックス、リンク集などの機能が用意されている。

「グループ」には、スケジュールのうち「共有カテゴリ」を設定されたもの（複数のユーザが参加するもの）が表示される。グループのスケジュールをカレンダーやプロジェクト一覧などの形で確認できるほか、他のメンバー宛に伝言メモを送ることもできる。グループのスケジュールは1日または1週間単位で参照することが可能。他のメンバーや部署のスケジュール、施設（会議室など）の予約状況を月間カレンダーで確認することもできる。また「プロジェクト管理」として、共有設定されているスケジュールの工数合計（所要時間）を確認したり、その内容を一覧形式で参照したりといったことも可能だ。

「その他」では、Webメールの送受信、共有フォルダ内のファイル一覧、個人またはグループのスケジュールなどを確認できる。

「個人設定」では、クライアントユーザの個人情報の確認/編集やログインパスワードの変更などを行うことが可能。（所属部署などとは別に）個人的にグループを登録できる「Myグループ」、タブをカスタマイズできる「ページ設定」、携帯電話から「Aipo」を利用するための設定などもある。

「Myページ」「グループ」「その他」「個人設定」から利用できるクライアントユーザ向け機能のほかに、「Aipo」全体の管理としてはユーザ情報の管理、部署名や役職名、会議室などの施設や設備の登録、勤務時間の設定、各機能に対する管理者権限の設定などを行えるようになっている。「Aipoマネージャー」では、「Aipo」自体の起動/停止やデータのバックアップなどを行うことができる。

というわけで、グループウェアの多くは、Webサーバ上で動作するサーバインストール型のアプリケーションとなっていることが多いのだが、そうなるとグループウェアを利用する前にWebサーバの設置や管理のスキルを持つ人材が必要となってしまい、それだけでかなりのハードルとなってしまう。

「Aipo」は、そんな悩みを抱えている人（または組織）にぴったりのソフトだ。一般的なWindowsパソコンがサーバとして利用される上、セットアップはインストーラがすべて自動で行ってくれるので、新たにサーバ用のマシンを用意したり、手間のかかるセットアップを行ったりする必要はない。この点が「Aipo」の最大の魅力だろう。また、クライアント向けの機能としては、スケジュールの登録やメッセンジャーに加え、承認や差し戻しの機能を備えた「ワークフロー」、業務日報的な使い方もできそうなブログといった機能を備えているところが注目される。

「とりあえずグループウェアを試しに使ってみたい」という方はもちろん、単なるグループワーク対応スケジューラよりも一歩進んだ、より緊密なコミュニケーション機能を必要としているようなユーザにもお勧めできる。

開発中に苦労した点
「『アイポ』を実際に触って使ってもらいたい！」という想いがあり、インストールをいかに簡単にするかということに注力しました。試行錯誤を経て、「アイポ」に必要なソフトウェアを自動的にインストールする形にしています。現在では、「アイポ」を利用する場合、インストーラのボタンをクリックしていくだけで、インストールできるようにしました。インストール後、はじめて「アイポ」を使った場合でも、マニュアルを見ずに直感的に利用できるよう、シンプルな画面デザインを心がけて開発しています。

また日々、社内情報が蓄積してゆきますので、「バックアップが手軽にできること」「問題が起きたときにバックアップデータをもとに簡単に修復できること」も重要な課題でした。そこで、ボタン操作だけでバックアップや修復ができるようにしただけでなく、設定日時に自動的にバックアップできるようにすることで、手軽に運用の手間を抑えることを実現しました。このバックアップや修復の機能は、多くの利用者様に喜んでいただいております。

「アイポ」利用者様にお勧めする使い方
「アイポ」は、10人規模から数百人規模の幅広い層の企業様にご利用いただいております。20種類以上の機能の中でも、マウス操作で予定をずらすことができるカレンダー機能がよく利用されており、ちょっとした予定変更の際に、大変重宝されています。また、携帯電話からもアクセスできるので、スケジュールやアドレス帳などの情報を外出先からでも閲覧することができます。

今後のバージョンアップ予定
使い勝手を強化しつつ、より大規模なユーザ層に利用いただけるよう、他ソフトウェアとの連携を視野に入れ、機能拡張してゆく予定でございます。

「アイポ」はオープンソース化しておりますので、もし「アイポ」の開発に興味がありましたら、ユーザコミュニティの開発マニュアルを参考に、ぜひ「アイポ」開発の世界を覗いてみていただければと思います！

グループウェア『アイポ4』ユーザーコミュニティサイト：http://user.aipostyle.com/