「ファイル管理革命」は、文書ファイルを効率的に管理するためのソフト。エクスプローラのようにハードディスク内のすべてのフォルダ/ファイルを表示するのではなく、あらかじめ登録された文書ファイル用フォルダ内のファイルだけを表示するため、必要なファイルだけを効率的に管理できる。

使用する際はまず、ハードディスク内のフォルダを「キャビネット」という形で登録する。キャビネット以下にフォルダを作成することも可能。ユーザがキャビネットまたはフォルダを選択すると、「ファイル管理革命」は含まれる文書や画像ファイルを取り込んでページのイメージをサムネイル化し、同時にテキスト部分のみを抽出・保存する。スキャナから画像を読み込んで保存することも可能。スキャン画像に含まれる文字を自動的に認識してテキストデータとして抽出したり、スキャン画像をPDFファイル化して保存したりもできる。この場合ももちろん自動的にサムネイル化される。

ファイルが自動的にサムネイル化されるため、取り込まれたファイルのイメージを見ながら、ユーザは目的のファイルを探し出せる。しかも複数のページを持つ文書では、ボタンをクリックしたり、ページ番号を直接入力したりすることで、サムネイル上でそのページを確認することが可能。関連付けにもとづいてアプリケーションで開くこともできる。

サムネイルでは内容を判別できない場合でも、

• テキスト表示エリアに、文書ファイルから抽出したテキストを表示
• ビューアウィンドウで拡大表示
• フルスクリーンでスライドショウとして表示

文書ファイルから取り込まれたテキスト情報は、テキスト表示エリアに表示されるほか、ファイル検索/文字列検索の各検索機能で利用される。ファイル検索は、キャビネットやフォルダの中から指定文字列を含むものを抽出する機能。抽出結果はフォルダビューにアイコンとして表示され、フォルダと切り替えて表示させることができる。

検索条件には、ファイル名や本文のテキストのほか、作成日や更新日、ファイルの種類、デジタルカメラのExif情報などを指定することが可能。最大5個の条件をANDまたはORで組み合わせて利用できる。テキスト表示エリアの文字データに対して検索を行う場合は「文字列検索」を使用する。

利用できる文書形式はMicrosoft Word/Excel/PowerPointのそれぞれ2000/2002/2003、一太郎（JTD/JTT）、PDF、HTML、テキスト。さらに画像もBMP/TIFF/JPEG/PNG/AVIなど、多くの形式に対応する（ただし、一太郎形式の文書はサムネイル化はできない）。

おまけにサムネイルは単に1ページめを縮小しただけのものではなく、ページを移動できるというのもすごい。ついでにいえば、複数の文書をひとまとめに扱えるバインダー機能でも、サムネイル上で文書の切り替えができる。

これだけきちんとサムネイル化し、さらにテキストを抽出するとあってさすがに文書の取り込みにはやや時間がかかるが、これは仕方ないだろう。当然のことながらページ数の多い文書ほど取り込みに時間がかかるので、できるだけ時間の余裕があるときに取り込みを済ませておきたい。

ファイル形式は、Microsoft Office文書と一太郎、PDFという代表的なものに対応する上、主要な画像ファイルもカバーしているので、実用性は十分だろう。スキャナから画像を取り込んで文書化したい人にもぜひお勧めしたい。