「情報箱」では、「箱」をひとつの単位として、情報を登録・管理する。「箱」は、あらかじめ設定したホームフォルダに作成する。ユーザは「箱」を作成後、ちょっとしたメモやWebページ、メール、文書ファイル、画像ファイルなど、保存しておきたい情報を登録していけばよい。登録された各情報は「項目」と呼ばれる。「項目」は「見出し」「内容」「キーワード」の三つの要素で構成され、ユーザが適切な「キーワード」などを設定することで、形式の違いを超えて、ユーザが必要な情報にすぐにアクセスできる仕組み。「項目」にファイルを添付して登録することも可能だ。

画面は、「箱情報リスト」（フォルダツリー）、「見出しリスト」に、「見出し」「内容」「キーワード」の各表示エリアで構成される。ユーザはまず、（1）「箱情報リスト」内の「箱」を選択し、（2）次に「見出しリスト」から、参照したい「項目」を選択する。「見出しリスト」は、各「項目」の見出しのみを一覧表示するものだ。

各「項目」の「内容」は、マルチフォント機能により、文字種/サイズ/文字色/背景色/文字装飾を指定することが可能。クリッカブルURL/メールアドレスに対応するほか、添付ファイルがある場合は、関連付けされたアプリケーションで開ける。添付ファイルが画像（BMP/JPEG/PNG/TIFF）の場合は、そのまま「内容」表示エリアに表示させられる。

「項目」の登録は、メイン画面のメニューなどから行うことも可能だが、既存のファイルやメールメッセージ、Webページなどを登録する場合は別途、専用のインポートツールが用意されている。「メール・ファイルインポートツール」では、指定したメールメッセージやファイルを簡単に取り込ねる。また、Internet Explorerのプラグインである「Webインポートツール」をインストールすることで、IEからワンタッチでページを「情報箱」に登録できるようになる。

膨大な「項目」の中から目的のものにすばやくアクセスできるよう、検索は多彩で強力。ユーザが設定したキーワードを対象にする「キーワード検索」、全文を対象とする「全文検索」のほか、登録日や更新日をキーに検索を行うことも可能。さらに、登録した情報の形式により、「性別＝男性」のように指定して「フィールド検索」も行える。検索は単独の「箱」に対して行うことも、選択した複数の「箱」を対象として行うこともできる。AND/OR/NOT検索に対応する。

私たちを取り巻く情報は、Webページであったりメールであったり、ワープロや表計算の文書であったりと、さまざまな形態を取っている。これを一元管理するのは大変だ。しかし「情報箱」では、ソースの形態にかかわらず、どんどんと「箱」の中に取り込んでいける。

「情報箱」では、情報を「見出し」「内容」「キーワード」の三つの要素に分解しているが、これは大変に便利なものだと思う。ファイルの内容をファイル名だけで判別するのはなかなか難しいものだが、見出しを付けることで判別が容易になり、画像ファイルや動画ファイルに撮影データを付けるといったこともできるようになる。

キーワードをいちいち入力するのは面倒のように感じるかもしれないが、キーワード入力の支援機能もあるので、これはぜひ活用してもらいたい。「情報箱」を使うことで、情報の管理は格段に楽になることだろう。

近年、急激なインターネットの普及によって、あらゆる情報を個人で簡単に入手することができるようになりました。一方で、得られた情報の管理が追いつかず、再び探し出すことのできない情報がパソコン上にたまっている状態──「ごみ箱PC」状態──になっている方が増えているのではないでしょうか。

今回のバージョンアップでは、特に多くの情報が集まる電子メール・各種ファイル・Webページから「情報箱」へ簡単にインポートする無償オプションツールの開発に特に力を入れました。メールやファイルをあらかじめ設定した時刻に自動的に登録できるなど、ユーザが手間をかけることなく、手軽に情報の蓄積を図ることができます。また、Webサイトの気になる情報を、ボタン一つでそのままローカルファイルとして保存することが可能です。いったん「情報箱」に蓄積された情報は、情報ソースが何であろうと、多彩で高速な検索機能を使って、統一的に検索することができるようになります。

「情報箱」は、いままで「ごみ箱PC」状態で活用されなかった情報を、貴重な資産として再利用することを支援します。