「OfficeCOM」は、文書管理機能にポイントを絞ったグループウェア。インストールおよび設定は比較的簡単に行うことができる。文書の共有機能、管理番号付与機能、承認文書機能、フォーマット文書機能などを備え、グループ内での文書管理を円滑に進められる。メンバー間の電子メール機能（OfficeCOMメール）もある。

最も基本となる文書の共有機能は、グループ内で作成されるWordやExcelなどの文書ファイル（種類は何でもよい）を「OfficeCOM」のサーバに登録（アップロード）、これをLANで接続されたすべてのクライアントPCから自由に参照・編集できるもの。文書にアクセス権を設定することも可能で、参照できるメンバーを制限することができる。

サーバにアップロードされた文書は、グループメンバーがサーバからダウンロードすることで編集できる。複数のメンバーが同時に文書を編集しても混乱が起こらないよう、文書ファイルは原文管理で行われる（コピーファイルは別に管理される）。

管理番号付与機能は、文書を登録する際、自動的に「管理番号」を付けてくれる機能。この機能を利用すれば、新たな文書がサーバにアップロードされるごとに、指定のフォーマットの番号が自動的に付与される。

メンバーの誰かが文書を作成した際、これを自動的に「承認者」に転送してくれるのが承認文書機能。メンバー間の電子メール機能を利用したもので、受け取った承認者は文書を承認し、作成者にその旨を連絡することができる。もちろんこうした文書の承認は、あらかじめ指定された承認者以外のメンバーが承認することはできない。いったん承認された文書を、承認後に再編集できなくすることも可能だ。

社内文書などではよく規定フォーマットが使われるが、文書のテンプレートを登録し、これをメンバーで利用できるようにした機能がフォーマット文書機能だ。

OfficeCOMメールは、グループ内の連絡用に使用できるメール機能。メールは「OfficeCOM」のクライアントがインストールされていれば、どのパソコンからでも利用することが可能で、通常のインターネットメールのように、一度サーバからダウンロードしてしまうと他のパソコンではメールが読めない、ということがない。

実際、ある程度の人数が集まる職場で最も困るのが「文書の所在管理」や「文書のバージョン管理」だろう。例えばスケジュールであれば、電話や電子メールで事足りる場合が多く、また人によっては個人でPDAを所有していたり、あるいは自分の好きなスケジュール管理ソフトを持っていたりすることが多いため、なかなかうまく運用できないもの。しかし、仮にうまく運用できていないくても「なんとかなる」場合が多い。

だが、文書管理は、適当な代用手段がなかなか見つからない上に、運用が失敗してしまった場合の被害も甚大だ。例えばサーバ上に置いた重要書類の文書ファイルをうっかり全員に公開してしまったり、うっかり誰かが削除してしまったり、といったことが起きると、その被害は計りしれない。そんな中で「OfficeCOM」の機能は、ローコストでありながら、かなりの効果を発揮してくれそうに思える。

スケジュール機能がほとんどないのはちょっと残念に思えるかもしれないが、そうしたソフトであれば、ほかにも数多く見つかる。そうしたソフトとうまく併用してやることで、「OfficeCOM」はローコストかつ効果的な業務改善を実現してくれるであろう。

セキュリティや安全面も確かに重要ですが、弱小企業に見合ったものがやっぱりほしかったのがこのシステムを開発するきっかけでした。ここにお届けしている「OfficeCOM」はそのノウハウをもとにリメイクしたものです。

したがって特徴としては、簡単に操作できること、しかもセキュリティや安全性も確保できることです基本的にWindows NT系のセキュリティを利用し、その上に「OfficeCOM」独自のセキュリティ機構を追加した形になっているため、OSの信頼性が上がれば同時に「OfficeCOM」の信頼性もアップします。ファイル破壊に対しても同様にネットワークの不安定さから来る部分を補強してあります。

クライアント側の表示や操作もできるだけ馴染み深いエクスプローラ風にデザインしてあります。操作自体はビミョーに違う部分もありますが、基本的にはすぐに使えるようになるものと確信しております。

「OfficeCOM」は基本的に原文管理を主眼としたグループウェアです、そのため文書のコピーは原則としてできないようになっています（アプリケーションレベルでのコピーは別です）。したがってそういった部分で使いづらと思われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。しかし、例えば文書のコピーを繰り返し、内容を追加・変更した場合、最新の文書がどれなのかはっきりしなくなった経験をお持ちの方は多いと思われます。原文管理はそうした点を解消するメリットがあります。

現在の「OfficeCOM」には基本的な機能しか存在しません。もっと使い勝手のよいグループウェアを目指すつもりでおりますが、仕事をしながら作成しているため、一般企業のように速いペースでのバージョンアップが難しいのが現状です。

しかし、今後予定しているバージョンアップは、現在ローカルメールとしての機能しか持ち合わせていない部分をインターネット経由のメールと融合させたいこと。この機能は現在3割程度まで完成しております。

次に月間共有予定表です、これはプロジェクト単位での予定を他の人と共有してスケジューリングする機能です。そして在籍状態の管理ツールです。これは外出しているのか、在籍しているのかを管理表示する機能です。このほかにも文書のバージョン管理等も考えていますが、現在一杯一杯です。しばらくお待ちください。

利用方法の面で一つのアイデアですが、社内システムという言葉から堅苦しいイメージを受けますが、もっとラフに考えてプロジェクト単位やグループ単位で運用することも考えられます。

一般のグループウェアに比べて容易に導入でき、しかも運用は個人レベルでも十分です。しかも、Windows NT Workstation、または2000 Professional、XP等の個人向けOSでサーバを稼動することが可能なため、10人程度の単位であれば十分に機能します。Windows OSのネットワーク共有を利用する方法に比べ、非常に簡単に文書共有が可能です。さらにネットワーク共有をしない状態でグループメンバーのみ文書共有ができるため、外部に対して非常に強力なセキュリティを実現できます。

今後も信頼性や使い勝手をより一層アップしたいと考えておりますが、みなさまからのご意見がありましたら、ぜひメールください。基本的に営利目的でないソフトなので、商品では実現不可能なものでも考慮していくつもりです。