メイン画面。左からフォルダツリー、ファイル情報、レコード情報・名刺画像の三分割構成。スキャンを行うと、名刺情報がデータベースに登録される
名刺を電子データ化することにより、効率的な検索、データの管理・共有、外部アプリケーションとの連携などを実現する名刺管理ソフト。スマートフォンとの連携にも対応する。
「やさしく名刺ファイリング PRO」は、スキャナなどから取り込んだ名刺の記載情報を文字認識（OCR）してテキストデータに変換し、パソコンでの管理・検索・共有を可能にする名刺管理ソフト。名刺に記載された社名や住所、名前、メールアドレスなどを簡単な操作でデータベース化し、有効活用できるようにする。日本語のほか、英語・中国語・韓国語の計4ヵ国語の名刺に対応。データベース保護・閲覧制限機能などを搭載し、名刺データのセキュリティ対策にも配慮されている。新バージョン「15.0」では、名刺専用OCRエンジンや画像補正エンジンを改善し、認識精度が従来以上に向上。FAX/URLの振り分け精度もアップした。さらに日英名刺の自動判定機能、フラットベッドスキャナや複合機による名刺の両面取り込み機能、一括登録時の自動情報付与機能が追加され、同一人物の名刺の名寄せ機能の強化が図られた。
インストールおよびアクティベーションが完了し、スキャナがセットアップされていれば、基本的な使い方は簡単。スキャナで名刺をスキャンし、読み込まれた名刺画像の文字認識を実行すれば、名刺画像とともにデータベースに登録される仕組み。メイン画面には名刺画像が表示され、当該名刺に記載された氏名、社名、所属、住所、電場番号、メールアドレスなどが正しく認識・登録されたかを確認できる。万が一、誤認識されている場合は、その場で修正することが可能だ。
データの取り込みはスキャナからのほか、BMP/TIFF/JPEG/PNG形式の画像ファイルを読み込んで行うことも可能。キーボードから直接、入力したり、CSV/vCard/ContactXML、テキスト形式のデータをインポートしたりすることでも行える。さらに、パソコンのメールソフトで受信したメールの署名（シグネチャ）部分をマウスで選択し、「やさしく名刺ファイリング PRO」の画面にドラッグ＆ドロップして情報を登録したり、ハガキの差出人部分を取り込んで登録したりすることも可能だ。
登録された名刺データに、個別の情報を付けて管理することが可能。面会日や場所、用件などを追記したり、年賀状・暑中見舞い、お中元・お歳暮などの受け取り情報をマークで管理したりもできる。相手と面会した際の議事録や見積書などを添付することも可能で、簡易営業支援ツール（SFA）としても利用できる。
新バージョン「15.0」では、日本語名刺と英語名刺の自動判定に対応。日本語名刺裏面にローマ字または英語で記載された情報は英語認識で処理される。
さらに、両面対応ドキュメントスキャナやフラットベッドスキャナを利用した場合は、名刺の表面・裏面の両面をまとめて取り込めるようになった。名刺の両面が「表」「裏」セットで登録される。
新たに追加された一括登録時の自動情報付与機能は、面会場所や用件、登録者などを事前に設定することにより、複数の名刺データに当該情報をまとめて登録できるもの。フェアやセミナーなど、多くの人と名刺交換するような際に便利だ。
新バージョン「15.0」では、名寄せ機能の強化も図られた。氏名や社名などから同一人物の名刺候補を名寄せし、同一レコード内で管理できるようになった。部署移動などの変更履歴も記録しておける。
スマートフォンとの連携にも対応する。iPhone/iPad、Android対応の「スマートフォン用名刺管理ビューワーアプリ」（無料）をインストールすることにより、パソコンからスマホにUSB/Wi-Fi経由でデータを転送することができる。
さらに、株式会社エヌジェーケーが提供する名刺管理クラウドサービス「名刺ファイリングCLOUD」を利用すれば、登録した名刺データをクラウドと同期させることが可能。「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」のユーザは、最大500枚までの名刺データを「名刺ファイリングCLOUD」に無料で登録できる。
《ソフトライブラリの掲載ページ》 やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0