「Document Manager PDF」は、印刷用紙の節約に役立つレイアウト機能や、自由にコメントを書き込める機能、透かし印刷機能などを備えた印刷ユーティリティ。PDFの作成機能も搭載する。仮想プリンタドライバとして機能し、印刷時のプリンタ指定を「Document Manager PDF」に設定することで、印刷機能を持つアプリケーションで利用できるようになる。

操作手順は、

1. アプリケーションから印刷コマンドを実行
2. プレビュー画面でレイアウトを指定
3. 用紙もしくはPDFとして出力

出力されるデータにコメントを追加する「コメント編集」機能もある。印刷プレビュー画面上に直接、文字や図形を描くことができる。チェックマークを付けたり、BMP/GIF/JPEGなどの画像ファイルを挿入したりすることも可能だ。

PDFへの出力時には「Default」「サイズ優先」「フォント埋め込み」「画質優先」「透かし付き」など、あらかじめ用意された9種類の設定から選択して実行できる。ユーザ自身が設定の内容を定義し、独自の設定を作成することも可能。

• PDFのバージョン
• 用紙サイズ/解像度
• 画像圧縮のアルゴリズム・画質
• PDFに埋め込むフォント
• 閲覧用パスワード/編集用パスワードの設定
• PDFを開いたときの見せ方
• 透かしの挿入

多くの印刷ユーティリティと同様に、複数のアプリケーションから出力したページをひとつの文書のようにまとめたり、ページ順を入れ替えたりといった操作も可能だし、それをそのままPDF化できるところが魅力だ。

また、PDFへの出力オプションが豊富で、それをセットにした「設定」を簡単に選べるところにも注目したい。文書の用途・性格に応じてフォントを埋め込んだり、画像の圧縮率を指定したりといった操作が簡単にできるので、日ごろPDFを作成する機会が多い人にとっては、作業のスピードアップにかなり貢献してくれるのではないだろうか。

ホームページなどを印刷していて「しまった」と思うことがあります。不要なページまで印刷してしまうことです。本当は、住所と地図だけでいいのに、不要なページまで印刷してしまう。不要な部分は捨てるだけです。もったいないです。

また、A4に2ページ分、4ページ分印刷しても十分なのに、1ページずつ印刷してしまうので、ページ数が増えてしまい、持ち運びに不便を感じることや、ページ数が多く資料の準備が大変なことも多々あります。さらに、印刷コストが“バカにならない”ということです。カラー印刷だと、A4版1枚で15〜35円程度の印刷コストになります。

「Document Manager」シリーズは、このような無駄な印刷を排除して、印刷コストを減らす機能や、合成資料の作成を簡単にできるような機能を提供する「多機能ドキュメント作成＆節約印刷ユーティリティ」です。

作業は非常に簡単です。普段お使いのアプリケーションの印刷ダイアログで「Document Manager」を選ぶと、印刷イメージがプレビュー画面に表示されます。その中で不要なページを自由に削除していきます。その上で、残したページだけを印刷します。また、最大16ページまでを縮小して1ページに割付できますので、最終的な印刷枚数を大幅に減らすことができます。普段利用する資料などでしたら、2ページ、4ページ印刷で十分かもしれません。印刷コストが激減し、無駄を省けるということになります。

Word/Excel、そのほか印刷機能があるアプリケーションで作成されたドキュメントであれば、何でも合成できます。これも簡単な作業です。各ソフトの印刷機能で「DocumentManager」を選ぶと、プレビュー画面上で、次々に合成されていきます。その上で、必要なページだけを残せばいいということになります。会議の前など、いろいろなドキュメントを必要部数印刷して、その中から必要な部分だけ取り出して会議資料を作成する、というような面倒な手作業を経験されている方も多いと思いますが、このような作業を画面上で行えます。合成して、不要ページを削除して、ページの並べ替えをして、最終的にナンバーを振って印刷すれば、煩わしい手作業から解放されます。

さらに、便利なアノテーション機能があります。PDFでも、ほかのアプリケーションでもですが、自由に文字やスタンプを追加できます。ドキュメントに目立つようにコメントを入れて回覧したいとき、また、普段は手書きしている申請書を作成したいときなどに便利な機能です。画面上ですので、書き損じもありませんし、時間を節約できます。

最後ですが、「Document Manager PDF」には、PDF作成ソフトが同梱されています。PDF機能があるとさらに便利ということで、実績のあるアンテナハウスさまより提供を受けているものです。これは「Document Manager PDF」上で合成文書をPDF保存するだけでなく、ほかのアプリケーションでもPDF作成用に利用できる汎用的なPDF作成ソフトですので、重宝いただけると思います。

ただ、なかなか言葉だけでは利便性を説明できない部分もありますので、体験版をご利用いただけますと幸いです。起動50回まで利用できますので、よろしくお願い申し上げます。