「プリントワークスPro」は、アプリケーションの印刷機能を高めてくれるユーティリティ。プリンタドライバとして動作する。ワープロをはじめとしたアプリケーションからの印刷時に、出力先プリンタとして「プリントワークスPro」を指定することで、さまざまな印刷機能を利用できるようになる。

インストール後、「通常使うプリンタ」に設定されていれば、印刷の実行時に自動起動する（一般的なソフトのようにスタートメニューなどから起動することはない）。起動すると、印刷前の準備画面として、文書のプレビューイメージが表示される。文書を通常どおり1ページずつ印刷できるのはもちろん、用紙1枚に対して最大16ページ分を縮小印刷することが可能。「1枚に何ページ分を印刷するか」は、ツールバーなどから簡単に切り替えられる。設定の変更は、プレビュー画面上で直ちに確認できる。

プレビュー画面では、ページの移動や表示倍率の変更などが可能。「印刷したくないページだけを印刷登録から外す」「ページを任意の位置に移動する」「ページを回転させる（90度単位）」といった操作も行える。ページに文字を入力したり、画像を貼り付けたりといったことができる「コメント追加」機能も用意されている。

複数アプリケーションの書類をひとまとめにして印刷することも可能。プレビューが表示された状態で、別のアプリケーションから印刷を実行すると、プレビュー画面に文書が追加される。WordとExcelなど、異なる形式の書類があたかもひとつの文書のように扱われ、まとめて印刷できる。

印刷オプションとして設定できるのは、

• ページ区切り
• ページナンバー
• 最初のページ番号
• ページマージン
• 透かし

プリンタの純正ドライバにもいろいろな印刷機能を持つものがある。だが、別々に印刷した複数のファイルを、時にはページを並べ替えたり、時には読みやすいように回転させたりして、あたかもひとつの文書であるかのようにまとめられるところが「プリントワークスPro」の大きな魅力だ。「ワープロ文書は縦位置で、ワークシートやチャート類は横位置で」というように使い分けて、なおかつ通しのページ番号を振ることができるなど、さまざまなアプリケーションを使い分けてひとつの文書にまとめるような業務には、特に威力を発揮しそうだ。

コメントの文字や図形を書き込んだり、PDF形式で保存したりできるので、単なる印刷ユーティリティにとどまらず、文書回覧のためのツールとしての側面もあわせ持っている。

ビジネスではいろいろなドキュメントが混在してファイリングされています。そして、必要に応じてそれぞれのドキュメントの特定のページをコピーして資料を作成する。日常的にオフィスでよく見受けられるシーンです。すべて手作業で、煩雑な作業となります。パソコンに保存されているファイルの場合はどうでしょうか。各ファイルを印刷し、必要なページを抜き出し、並べ替えし、コピーするという段取りになります。手間の掛かる作業です。

「プリントワークス」は、これらの作業がパソコン上で簡単にできてしまう便利なツールです。 画面上で不要ページを削除して、ページを並べ替えして、ページナンバーを付けてなどなど、各ファイルの必要なページだけの合成資料を簡単に作成できます。 さらに、合成資料を保存しておけば、ページの差し替えなども簡単に行え、土壇場で慌てることもなくなるでしょう。

また、「プリントワークスPro」はドキュメントをそのままPDF化することができるため、会議資料をそのまま議事録に添付して関係者に配布することができます。一度使えば、この便利さは手放せません。