開封確認機能があるため、「お知らせビューア」を利用するユーザは全員メンバー登録が必要。登録内容は「氏名」「フリガナ」「ID」「権限」「メールアドレス」の5項目。フリガナはソートに利用する。権限では「お知らせを作成することもできるか、読むだけか」が決まる。登録は、専用のメンバー登録ウィンドウのほか、CSVファイルのインポートによる一括登録で行うことが可能だ。

ビューアに掲示する「お知らせ」は、権限のあるユーザのみが作成できる。お知らせそのものはプレーンテキスト（全角で16,000文字以内）だが、各お知らせにはファイルをいくつでも添付することが可能。メッセージを読めるメンバーは、お知らせごとに指定できる。

作成されたお知らせは、初期設定では最新のものから10日分のタイトルがビューアの上部に一覧表示される。検索機能を利用することで、1日/1週間/1ヵ月前のお知らせを検索できる。「起動時に何日前までのお知らせを読み込むか」を設定することもできる。

タイトル行をクリックすることで、該当するお知らせの内容がビューア下部に表示されると同時に、「開封した」ことが記録される。また、お知らせを読んだあとに、「了解」したかどうかも登録できるようになっている。

メールによる連絡網や、Webブラウザを使った掲示板システムと違い、相手がメッセージを読んだかどうかを確実にチェックできるのがうれしい。もし、相手がいつまでもメッセージを読んでくれないようならば、登録してあるメールアドレスにメールを送って、注意を促すこともできる。

本格的なグループウェアに比べると機能は限られているが、その分、導入や管理が簡単で、専門的な知識がなくても、導入したその日から運用でとまどうことはないだろう。添付されている「導入の手引き」もわかりやすく、これを読めばコンピュータの知識がほとんどない人でもシステムの導入と管理ができると感じた。

こと社内での連絡網ということに限れば、必要とされる機能は一通り用意されている。メンバーを限定してのメッセージの送付や、グループによる管理もできる。まず、通常の連絡業務においては不自由を感じることはないはずだ。

しかし、メールの開封確認は上記のような限界があること、また当社製グループウェア（Schedule Board）のユーザから簡易掲示板機能に関する要望が数多く寄せられていたことから、「周知を目的とした掲示板ソフト」という形態での開発に至りました。

開発中に苦労した点
誰でもカンタンに導入できるようにするため、できるだけデータベース（RDB）の設定などの必要を避けたかったので、ファイル共有の仕組みだけで実現するのに苦労しました。

ユーザにお勧めする使い方
職場での周知事項を同報電子メールやメーリングリストで行うのは、トラフィック的にもディスク容量的にも無駄です。ぜひ「お知らせビューア」に切り替えてください。開封状況を一覧できますので、以前よりも確実な情報伝達が可能になります。周知掲示板といっても投稿を見せたい相手を選択することもできますので、社内メールのような利用方法も可能です。