インストールすると、WordおよびExcelのツールバーに「取り込み」「設定」というボタンが追加される。「取り込み」ボタンから「ワンタッチOCR」を呼び出して取り込まれたデータは、そのままWord/Excelの編集画面に貼り込まれるため、一般的なOCRソフトのように、いったんデータファイルとして保存する必要はない。もちろん、編集画面のデータはそのままWord/Excelで編集できる。既存の画像ファイルからの取り込みでは、BMP/TIFF/PCX/JPEG/PNGの各形式に対応する。

取り込み後のデータ編集に便利なよう、Wordでは「レイアウトを再現」など3種類、Excelでは「データ利用」「レイアウトを再現」の2種類の取り込みモードが用意されている。「レイアウトを再現」では、テキスト情報はもちろん、罫線などを含むレイアウトを元原稿に近い形で取り込める。罫線も、直線だけでなく、点線や波線といった線の種類や、文字の位置、サイズなども元原稿に近い形で再現される。「データ利用」では、レイアウトを再現するのではなく、1セルに1データずつを取り込んで出力するため、Excelで編集しやすい。Wordでは、テキストのみを取り込むモードも用意されている。

ソフト名が示す通り、取り込みはワンタッチで行える。通常、スキャナで紙原稿を読み込む場合は、専用のドライバで読み取り枠を設定したり、読み取り解像度を指定したりといった操作が必要だが、「ワンタッチOCR」ではこうした設定をまったく行わず、“全自動”で取り込める。細かな設定を行いたい場合は、ステップごとに確認しながら認識を実行する「ステップ実行」を利用できる。「ステップ実行」では、低コントラストの原稿や複雑なレイアウトの原稿なども、手動で補正しながらOCR作業を行える。

しかし、単に文字が「コード化」されるだけでは、これまた不便なことが多い。というのは、既存の文書の場合、イラストや写真、表など、文字以外の情報が大切なことも決して少なくないからだ。この背反する条件をともに満たすためには、文字をコード化するとともに、レイアウトなどの各種情報をも正確に再現できる“新世代”のOCRが必要となる。

「ワンタッチOCR for Excel ＆ Word」は、まさにそうした新世代のOCRだ。文字はもちろん、レイアウト、画像まで含めて元の文書をかなり正確に再現できる。さらに、ビジネス分野では「標準」といえるWordおよびExcelのデータを直接再現できることは、なんといっても大きなメリットだ。紙でしか残っていない既存文書を多数抱えている職場では、ぜひ使いたいソフトだ。