メイン画面はシンプルなデザインで、主な操作はメニューやツールバーから機能を選択することで行える。ツールバーボタンのサイズは大きく、機能名もわかりやすく表記されている。登録済みデータが画面中央に表形式で一覧表示され、リスト項目のダブルクリックで登録画面が開くなど、使い勝手がよい。

個人データを入力する登録画面は、住所や電話番号といった基本的な情報を入力する「基本」のほか、「勤務先」「その他」にカテゴリ分けされており、タブ切り替えで使用する。さらに「メモ」というタブがあり、このパネルでは任意のテキストを入力できる。氏名は漢字で入力するが、漢字入力した際の読み仮名は自動的にカナ欄に登録される。

住所・郵便番号の入力をサポートする機能として、郵便番号辞書機能を搭載する。郵便番号を入力して「〒検索」ボタンを押すと、対応する住所が住所欄に入力され、逆に住所を入力したあとでボタンを押すと、郵便番号が検索される仕組みだ。別途、郵便番号情報をインポートする必要があるが、辞書は日本郵政公社のホームページで提供されているCSVファイルからインポートできるため、常に最新の情報に更新することが可能だ。

用途に応じて機能をカスタマイズすることが可能で、「大分類」「小分類」という2段階の分類を付加し、それに応じて項目を仕分けできる。また項目に任意名称の「チェック」を追加することが可能で、例えば「去年年賀状をもらった人」などの「チェック」を追加して、仕分け情報として利用できる。

印刷機能も充実している。標準の状態で「はがき（縦横）」「年賀状」「封筒4号」「封筒3号」「ラベル」の各フォーマットに対応しており、選択するだけで、最適のフォーマットで宛名印刷を行える。ひとつの住所宛に複数人の名前を羅列する「連名」印刷も可能。もちろん、印刷時のフォントや文字サイズは自由に編集できる。印刷する/しないは、メインの一覧画面からダイレクトにON/OFFを指定できる。「チェック」項目の内容は、そのまま印字する/しないに反映させられる。

登録データはCSVファイルにエクスポートすることが可能。CSVファイルをインポートすることもできるので、他のソフトとの間で住所録データを交換することも可能だ。

1年に一度しか使われない、そんな特性を考えると、とにかくこの種のソフトは「誰にでもすぐに使える」というのが非常に大切な要素となる。時期的に切羽詰まって、急いでデータを入力しなければならないときに、いちいちソフトのマニュアルをひっくり返して使い方を調べるなどという余裕はないからだ（そんなにギリギリまでほったらかしておく方が悪いんだけど……）。

「はじめての住所録PRO」はその名の通り、はじめて使う場合でもほとんど戸惑うことがない。非常にわかりやすい操作性が特徴だ。しかも、これが「機能を落として単純化することでわかりやすくする」というものではなく、充実した機能のままでわかりやすさを確保しているという点がすごい。熟練した人でも使いやすいよう、インポート/エクスポート機能などもサポートしており、初心者から上級者まで満足いくソフトなのではないか。

これから使う場合、年賀状よりはむしろ暑中見舞い向けということになるだろうが、こまめにデータを入力していけば、年末になってもあわてなくてすむかもしれない。

開発に当たって苦労した点は、どこでも何らかの問題が発生したのですが、本ソフトのコアとなるデータ操作関係は苦労しました。どうしてもAccessと比べるてデータを扱うことが難しいので、データベースもどきなものを作ってから全体的に肉付けするといった感じで作っていきました。おかげでデータの抽出などは条件を送るだけでよく、Accessで作る感覚で作れるようになりました。

ユーザへのお勧めの使い方は、やはり分類機能と抽出機能をうまく組み合わせたつ会かたで、自分に合った使い方を見つけてほしいですね。「大分類」や「チェック欄」などは目に見えてすぐ使える分類ですが、「ユーザの作成」なども分類として考えると、より幅の広い使い方が見えると思います。

今後のバージョンアップでは、細かい部分の使い勝手や印刷関連の機能を強化していきたいと思っています。